Peranan Eksekutif Dalam Mengarahkan Peusahaan Melalui Persaingan Dalam Perencanaan Jangka Panjang

Peranan Eksekutif Dalam Mengarahkan Perusahaan Melalui Persaingan Dalam Perencanaan Jangka Panjang

DISUSUN OLEH :

                                    NAMA                         : DESSI AMELIA

                                    NPM                            : 49211415

                                    PROGRAM STUDY  : BISNIS DAN KEWIRAUSAHAAN

PENDAHULUAN

Dalam dunia bisnis saat ini, persaingan  merupakan suatu hal yang dianggap wajar. Banyak perusahaan  mulai bersaing untuk menjadi yang nomor satu dan unggul dalam segala hal, serta mendapatkan customer sebanyak-banyaknya. Untuk memenangkan persaingan, tentunya suatu perusahaan harus memiliki target dan perencanaan  yang matang agar mampu bersaing dengan perusahaan yang lainnya.

Peran top level management dalam menentukan target yang dituangkan ke dalam sebuah Key Performance Indicator (KPI).KPI ini digunakan oleh perusahaan sebagai tolak ukur dalam usaha pencapaian kinerja bisnis perusahaan. Dengan adanya KPI diharapkan perusahaan lebih fokus dalam pencapaian tujuan, karena KPI dapat membantu setiap bagian yang terlibat dalam perusahaan untuk mengarahkan mereka mencapai target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Hal ini didukung dengan pendapat dari Konsta dan Plomaritou yang menyatakan bahwa tujuan utama dari perusahaan adalah meraih sukses dan hal tersebut dapat dibantu dengan adanya strategi yang tepat.

Keberhasilan KPI dalam mengarahkan target kinerja suatu perusahaan, tentunya tidak lepas dari peran teknologi informasi yang semakin lama semakin mengalami perkembangan yang pesat. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan kebutuhan akan teknologi informasi yang dapat mendukung dalam pemantauan KPI dan membantu mendukung analisis strategi bisnis dalam perusahaan.

Executive Information System (EIS) mampu menjawab kebutuhan perusahaan akan teknologi informasi tersebut. Hal ini dinyatakan oleh Moynihan, bahwa SIE merupakan sebuah sistem pelaporan terstruktur untuk memenuhi kebutuhan yang unik dari manajemen eksekutif.  Selain itu Azad, Amin, & Alauddin juga menyatakan bahwa sistem informasi eksekutif tidak seperti sistem informasi manajemen tradisional karena SIE dapat membedakan antara data penting dan data yang jarang digunakan, serta melacak aktivitas kunci yang kritikal dari eksekutif dimana sangat penting dalam mengevaluasi pencapaian perusahaan akan tujuan dari perusahaan tersebut.  Sistem informasi eksekutif ini dapat membantu dalam mengelola data menjadi informasi yang nantinya dapat digunakan oleh top level management untuk membantu penentuan strategi bisnis kedepannya.

Dengan menggunakan sistem informasi eksekutif, perusahaan dapat menganalisis trend yang mungkin muncul dalam penjualan, membantu menunjang pencapaian KPI serta dapat melihat laporan dari data-data  transaksi yang ada dalam bentuk yang mudah dipahami seperti chart sehingga nantinya membantu penentuan strategi untuk peningkatan dari perusahaan di masa yang akan datang.

Disamping penggunaan sistem informasi eksekutif yang banyak memberikan manfaat pada perusahaan, penerapannya masih banyak yang menemui kegagalan. Untuk itu diperlukan analisis dan perancangan yang sebaik mungkin dalam penerapannya agar dapat mencapai tujuan akhir yang diinginkan. Berdasarkan penelitian  Cano Giner, Fernandez, & Boladeras, keberhasilan SIE

dipengaruhi oleh variabel perceived usefulness dan perceived ease of use serta tidak lepas juga dari penyesuaian dengan permintaan eksekutif dari perusahaan yang ingin menerapkan sistem informasi eksekutif ini.

Dengan adanya bantuan akan analisis strategi bisnis pada top level management yang dapat dibantu dengan system informasi eksekutif tersebut, banyak perusahaan yang melakukan penerapan system informasi ini. Salah satu lembaga yang membutuhkan penerapan sistem informasi eksekutif ini untuk membantu top level management dalam analisis strategi bisnis adalah BINUS Center. BINUS Center merupakan suatu lembaga yang menyediakan kursus-kursus seperti kursus komputer dan bahasa yang dapat diikuti oleh berbagai kalangan masyarakat. Dengan adanya SIE, data-data yang ada akan dikelola menjadi informasi yang terstruktur yang dapat dianalisis dengan melihat kursus apa saja yang banyak diminati dan yang kurang diminati oleh customer sehingga nantinya dapat diambil strategi untuk membantu meningkatkan penjualan

                                                                                ISI

Eksekutif adalah seseorang yang menduduki  jabatan kepemimpinan tertentu dalam suatu organisasi yang mempunyai hak dan wewenang menggerakan orang lain yang disebut “bawahan” dan para bawahan itulah yang memikul tanggung  jawab melaksanakan berbagai kegiatan operasional dalam pencapaian tujuan organisasi. Dengan kata lain bahwa eksekutif adalah manajer tingkat atas dari suatu organisasi.

Walau beberapa eksekutif mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Alasannya:

(1) masalah pada tingkat eksekutif kurang terstruktur, oleh sebab itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah komputer;

(2) eksekutif lebih tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal.

pandangan tentang apa yang dilakukan eksekutif :

1) Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh

tingkat yang lebih rendah.

2) Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok.

3) Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap:

(a) menetapkan agenda - tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek);

(b) membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut;

(c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

     

Pikiran manajer sering dipandang sebagai black box, yang tidak boleh dibuka. Menurut Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard, bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah: bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternatif. Eksekutif memang sering membuat

keputusan rasional, tetapi mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.

Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer

Sistem informasi eksekutif (executive information system), atau EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yaitu: faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception, dan model mental.

· Faktor-faktor penentu keberhasilan

Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industry kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. CSF industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi.

Management by exception

Tampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang diharapkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

· Model mental

Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).”

 

Ada 3 penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif :

a) Penelitian Mintzberg; orang pertama melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%, panggilan telepon 6%, pertemuan tak terjadwal 10%, pertemuan terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.

b) Penelitian Jones dan McCleod; penelitian mengenai arus informasi masuk dari 5 eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan.

Ada tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :

· Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.

· Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

· Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

Tidak ada sistem informasi eksekutif yang sepenuhnya berbasis computer

Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut menemukan :

· Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

· Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.

· Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS (Sistem Informasi Eksekutif) untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.

· Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.

Kesimpulan

-Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.

-SIE (Sistem Informasi Eksekutif) dapat membedakan antara data penting dan data yang jarang digunakan, serta melacak aktivitas kunci yang kritikal dari eksekutif dimana sangat penting dalam mengevaluasi pencapaian perusahaan akan tujuan dari perusahaan tersebut.

SUMBER

www.smecda.com

thesis.binus.ac.id

Peranan Manajer Dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

DISUSUN OLEH :

                                    NAMA                         : DESSI AMELIA

                                    NPM                            : 49211415

                                    PROGRAM STUDY    : BISNIS DAN KEWIRAUSAHAAN

PENDAHULUAN

meningkatnya tugas manajemen bisa di bilang akibat tuntutan pekerjaan yang terus bertambah dan terus menuntut untuk jauh lebih baik.keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan pemimpin yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagai suatu metode yang mengatur,mengelola organisasi dapat di artikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang, jika manajemen suatu organisasi baik. Maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.

keberadaan alat untuk memecahkan persoalan dalam perusahaan itu sangat penting untuk memudahkan dalam pengerjaan pekerjaan.untuk memudahkan pekerjaan dibutuhkan alat seperti komputer. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa para manajer membutuhkan informasi untuk pemecahan masalah.

ISI

Manajer mengelola lima jenis sumber daya yaitu:

1.      Manusia                                                        

2.      Material                                                                      Sumber Daya Fisik

3.      Mesin (termasuk fasilitas dan energy)

4.      Uang (money)

5.      Informasi (termasuk data)       Sumber Daya Konseptual

Pengaruh Level Manajemen Terhadap Sumber dan Bentuk Informasi

            Pakar manajemen, Robert N.Anthony, membagi tiga tingkat manajemen pokok yaitu puncak, menengah, dan bawah. Manajer tingkat puncak pada susunan organisasi, seperti presiden dan wakil presiden, sering disebut tingkat perencanaan strategis. Keputusannya berpengaruh ke seluruh organisasi untuk masa kini dan mendatang. Manajer tingkat menengah seperti manajer wilayah, direktur dan kepala devisi. Manajer pada tingkat ini melakukan pekerjaan-pekerjaan bersifat taktis dan dinamakan tingkat manajemen control, karena mereka bertanggung jawab dalam meletakkan perencanaan menjadi pekerjaan nyata dan memastikan akan tercapainya tujuan. Manajer tingkat rendah adalah kepala departemen, supervisi, dan pimpinan proyek, merupakan orang yang bertanggung jawab menjalankan perencanaan yang dibuat oleh manajer pada tingkat di atasnya. Tingkat paling rendah ini dinamakan tingkat control operasional, karena pada tingkat inilah operasional perusahaan ditangani.

Area Perusahaan

Peranan Manajer Dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Sumber daya manajemen ada 2:

1. Sumber daya fisik : manusia,mesin,material,uang.
2. Sumber daya konseptual : informasi(termasuk data).

Peranan manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif. Sebagai tindak lanjut dari peranan manajer maka perlu adanya usha penataan sumber daya termasuk didalamnya manajemen informasi yakni berupa:
-Sumber daya harus di susun sedemikian rupa sehingga setiap saat di perlukan dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi.
-sumber daya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin.
-sumber daya harus selalu diperbaharui.

Pekerjaan yang Dilakukan Oleh Para Manajer (Fungsi Fayol)

Manajer melakukan lima fungsi manajemen yaitu:

1.  Manajer merencanakan (plan) apa yang mereka lakukan

2.  Manajer mengaturnya (organize) agar sesuai rencana yang diinginkan

3. Manajer menemukan (staff) yang tepat dan menyesuaikannya dengan sumber daya yang dibutuhkan

4.  Manajer mengarahkan (direct) untuk melaksanakan perencanaan

5.  Manajer harus melakukan kontrol sumber daya untuk memastikan berjalan sesuai jalurnya

Peran-peran Manajerial Mintzberg

1.   Peran Antar Pribadi (interpersonal roles)

2.   Peran Informasi

3.   Peran Keputusan (decisional Roles)

Keterampilan manajemen ada 2 :

1.      keahlian komputer dan

2.      keahlian informasi.

Di jaman yang sudah mengandalkan teknologi serba canggih ini,komputer adalah alat yang wajib bisa di kuasai.karena hampir semua perusahaan menggunakan komputer untuk menjalankan pekerjaan.manajer dan sistem informasi,sistem adalah sekelompok elemen-elemen  yang saling berinteraksi  untuk mencapai tujuan tertentu,contoh:perusahaan manufaktur.setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya.tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama,namun secara umum bisa di gambarkan terdiri dari sumber daya input(masukkan),proses transformasi dan sumberdaya output(keluaran).

Pemimpin harus memiliki tiga kemampuan khusus yakni :

• Kemampuan analitis (analytical skills), yakni kemampuan untuk menilai tingkat pengalaman dan motivasi bawahan dalam melaksanakan tugas.
• Kemampuan untuk fleksibel (flexibility atau adaptability skills), yaitu kemampuan untuk menerapkan gaya kepemimpinan yang paling tepat berdasarkan analisa terhadap situasi.
• Kemampuan berkomunikasi (communication skills), yakni kemampuan untuk menjelaskan kepada bawahan tentang perubahan gaya kepemimpinan yang diterapkan.

Sumber

ymayowan.lecture.ub.ac.id