Peranan
Eksekutif Dalam Mengarahkan Perusahaan Melalui Persaingan Dalam Perencanaan Jangka
Panjang
DISUSUN OLEH :
NAMA : DESSI
AMELIA
NPM : 49211415
PROGRAM
STUDY : BISNIS DAN KEWIRAUSAHAAN
PENDAHULUAN
Dalam dunia bisnis saat ini, persaingan merupakan suatu hal yang dianggap wajar. Banyak
perusahaan mulai bersaing untuk menjadi
yang nomor satu dan unggul dalam segala hal, serta mendapatkan customer sebanyak-banyaknya. Untuk memenangkan
persaingan, tentunya suatu perusahaan harus memiliki target dan perencanaan yang matang agar mampu bersaing dengan perusahaan
yang lainnya.
Peran top level management
dalam menentukan target yang dituangkan ke dalam sebuah Key Performance Indicator (KPI).KPI
ini digunakan oleh perusahaan sebagai tolak ukur dalam usaha pencapaian kinerja
bisnis perusahaan. Dengan adanya KPI diharapkan perusahaan lebih fokus dalam pencapaian
tujuan, karena KPI dapat membantu setiap bagian yang terlibat dalam perusahaan untuk
mengarahkan mereka mencapai target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Hal
ini didukung dengan pendapat dari Konsta dan Plomaritou yang menyatakan bahwa
tujuan utama dari perusahaan adalah meraih sukses dan hal tersebut dapat
dibantu dengan adanya strategi yang tepat.
Keberhasilan KPI dalam mengarahkan target kinerja suatu perusahaan,
tentunya tidak lepas dari peran teknologi informasi yang semakin lama semakin mengalami
perkembangan yang pesat. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan kebutuhan
akan teknologi informasi yang dapat mendukung dalam pemantauan KPI dan membantu
mendukung analisis strategi bisnis dalam perusahaan.
Executive Information
System (EIS) mampu menjawab kebutuhan perusahaan
akan teknologi informasi tersebut. Hal ini dinyatakan oleh Moynihan, bahwa
SIE merupakan sebuah sistem pelaporan terstruktur untuk memenuhi kebutuhan yang
unik dari manajemen eksekutif. Selain itu Azad, Amin, & Alauddin juga
menyatakan bahwa sistem informasi eksekutif tidak seperti sistem
informasi manajemen tradisional karena SIE dapat membedakan antara data penting
dan data yang jarang digunakan, serta melacak aktivitas kunci yang kritikal
dari eksekutif dimana sangat penting dalam mengevaluasi pencapaian perusahaan
akan tujuan dari perusahaan tersebut. Sistem
informasi eksekutif ini dapat membantu dalam mengelola data menjadi informasi yang nantinya dapat digunakan oleh top level management untuk membantu penentuan strategi bisnis kedepannya.
Dengan menggunakan sistem informasi eksekutif,
perusahaan dapat menganalisis trend yang
mungkin muncul dalam penjualan, membantu menunjang pencapaian KPI serta dapat melihat laporan dari data-data
transaksi yang ada dalam bentuk yang mudah dipahami seperti chart sehingga nantinya membantu
penentuan strategi untuk peningkatan dari perusahaan di masa yang akan datang.
Disamping penggunaan sistem
informasi eksekutif yang banyak memberikan manfaat pada perusahaan,
penerapannya masih banyak yang menemui kegagalan. Untuk itu diperlukan analisis
dan perancangan yang sebaik mungkin dalam penerapannya agar dapat mencapai tujuan
akhir yang diinginkan. Berdasarkan penelitian Cano Giner, Fernandez, & Boladeras, keberhasilan
SIE
dipengaruhi oleh variabel
perceived usefulness dan perceived ease of use serta tidak lepas
juga dari penyesuaian dengan permintaan eksekutif dari perusahaan yang ingin
menerapkan sistem informasi eksekutif ini.
Dengan adanya bantuan akan analisis
strategi bisnis pada top level management
yang dapat dibantu dengan system informasi eksekutif tersebut, banyak
perusahaan yang melakukan penerapan system informasi ini. Salah satu lembaga
yang membutuhkan penerapan
sistem
informasi eksekutif ini
untuk membantu top level management
dalam analisis strategi bisnis adalah BINUS Center. BINUS Center merupakan suatu
lembaga yang menyediakan kursus-kursus seperti kursus komputer dan bahasa yang
dapat diikuti oleh berbagai kalangan masyarakat. Dengan adanya SIE, data-data
yang ada akan dikelola menjadi informasi yang terstruktur yang dapat dianalisis
dengan melihat kursus apa saja yang banyak diminati dan yang kurang diminati
oleh customer sehingga nantinya dapat
diambil strategi untuk membantu meningkatkan penjualan
ISI
Eksekutif adalah seseorang yang
menduduki jabatan kepemimpinan tertentu
dalam suatu organisasi yang mempunyai hak dan wewenang menggerakan orang lain
yang disebut “bawahan” dan para bawahan itulah yang memikul tanggung jawab melaksanakan berbagai kegiatan
operasional dalam pencapaian tujuan organisasi. Dengan kata lain bahwa eksekutif
adalah manajer tingkat atas dari suatu organisasi.
Walau beberapa eksekutif
mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit pemakai komputer di
tingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Alasannya:
(1) masalah pada tingkat eksekutif kurang
terstruktur, oleh sebab itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah
komputer;
(2) eksekutif lebih tua dan jarang
mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal.
pandangan tentang apa yang
dilakukan eksekutif :
1) Menurut Henri Fayol, semua
manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan,
mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan
sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh
tingkat yang lebih rendah.
2) Peran-peran manajerial
Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda
untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh,
seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger), dan
manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan
pemasok.
3) Agenda dan jaringan Kotter,
menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan
pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap:
(a) menetapkan agenda - tujuan yang
harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek);
(b) membangun jaringan kerjasama
diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut;
(c) menetapkan lingkungan norma dan
nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.
Pikiran manajer sering dipandang
sebagai black box, yang tidak boleh dibuka. Menurut Prof. Daniel J. Isenberg
dari Harvard, bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah:
bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil
masalah utama atau sasaran umum. Seorang eksekutif sering melompat dari
definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi
alternatif. Eksekutif memang sering membuat
keputusan rasional, tetapi mungkin
tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah-langkah yang
terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.
Sistem
Informasi Eksekutif Berbasis Komputer
Sistem
informasi eksekutif (executive
information system), atau
EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai
kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam
berbagai tingkat rincian
Para eksekutif membangun EIS atas
dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yaitu:
faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management
by exception, dan model mental.
· Faktor-faktor penentu keberhasilan
Tahun 1961 D. Donald Daniel dari
McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor
ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industry kendaraan
bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien,
dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. CSF industri asuransi jiwa
adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif,
dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi.
Management
by exception
Tampilan layar yang digunakan
eksekutif sering menyertakan management by exception dengan
membandingkan kinerja yang diharapkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak
EIS dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya
diperhatikan oleh eksekutif.
· Model mental
Peran utama EIS adalah membuat
sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan
kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information
compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari
operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan
perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu
diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami
kejadian melalui pengganti (proxy).”
Ada 3 penelitian mengenai
penggunaan informasi oleh eksekutif :
a) Penelitian Mintzberg; orang pertama
melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5
kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%,
panggilan telepon 6%, pertemuan tak terjadwal 10%, pertemuan terjadwal 59%, dan
kunjungan 3%.
b) Penelitian Jones dan McCleod;
penelitian mengenai arus informasi masuk dari 5 eksekutif. Para eksekutif
tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden
direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil
presiden direktur perpajakan.
Ada tiga penemuan penelitian yang
paling menonjol :
· Sebagian besar informasi
eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi intern diberi
nilai lebih tinggi.
· Sebagian besar informasi
eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.
· Para eksekutif mendapatkan sangat
sedikit informasi langsung dari komputer.
Tidak ada sistem informasi
eksekutif yang sepenuhnya berbasis computer
Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE)
pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti
tersebut menemukan :
· Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama
dalam perencanaan dan pengendalian.
· Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri,
pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu,
kini, dan masa depan.
· Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS (Sistem
Informasi Eksekutif) untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta
melakukan analisis pribadi atas data.
· Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan
sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau
organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir
EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.
Kesimpulan
-Perangkat lunak EIS siap pakai:
khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.
-SIE (Sistem Informasi Eksekutif) dapat membedakan antara data penting
dan data yang jarang digunakan, serta melacak aktivitas kunci yang kritikal
dari eksekutif dimana sangat penting dalam mengevaluasi pencapaian perusahaan
akan tujuan dari perusahaan tersebut.
SUMBER
www.smecda.com
thesis.binus.ac.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar