Peran Potensial Informasi Strategis Dalam Memberikan Keuntungan bagi Perusahaan

BAB I

PENDAHULUAN

Saat ini manusia dalam kesehariannya sebagai pengguna informasi sangat bergantung pada berbagai sistem informasi, mulai dari sistem informasi manual yang sederhana dengan menggunakan saluran informal, hingga sistem informasi berbasis komputer yang rumit dan menggunakan saluran telekomunikasi canggih. Di dalam suatu perusahaan, apapun jenis dan bentuknya, sistem informasi bahkan telah memainkan peran penting dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan keputusan hingga mendukung perusahaan mencapai keunggulan kompetitif yang strategis.

Pada tahun 1960-an, peran sistem informasi masih sederhana yakni, memproses transaksi, menyimpan data, accounting dan aplikasi proses data elektronik (electronic data processing) lainnya. Kemudian pada tahun 1970-an, informasi spesifikasi awal produk yang dibuat oleh information reporting systems tidak dapat memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Oleh karena itu dibuatlah konsep decision support systems (DSS). Peranan baru ini adalah menyediakan dukungan interaktif kepada manajemen untuk proses pengambilan keputusan mereka.

Memasuki tahun 1980-an, perkembangan yang cepat dari tenaga proses mikrokomputer, aplikasi perangkat lunak dan jaringan telekomunikasi menimbulkan apa yang disebut dengan end user computing. Kemudian konsep executive information systems (ESS) dibangun, dimana sistem informasi ini memberikan jalan yang mudah bagi manajemen atas untuk mendapatkan informasi kritikal yang diinginkan ketika sedang dibutuhkan. Pengembangan dan aplikasi dari teknik kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) memberi gebrakan baru dalam sistem informasi bisnis. Sistem pakar atau expert systems (ES) dan sistem berbasis pengetahuan membuat peran baru bagi sistem informasi.

Sebuah peran baru yang penting lagi bagi sistem informasi muncul di tahun 1980-an dan diharapkan terus berlanjut sampai ke tahun 1990-an. Peran tersebut adalah konsep peran strategis (strategic role) dari sistem informasi yang disebut strategic information systems (SIS). Pada konsep ini, sistem informasi diharapkan dapat memainkan peranan langsung dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Hal ini memberikan tanggung jawab baru bagi sistem informasi di dalam bisnis, apalagi di era globalisasi seperti sekarang ini.

Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan sistem informasi di perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan karena sistem informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis mereka.

BAB II

PEMBAHASAN

Sistem informasi manajemen yang telah dikembangkan bertujuan untuk menyediakan fungsi-fungsi operasional dan mendukung keputusan manajemen dengan menyediakan informasi yang dapat digunakan oleh pembuat keputusan untuk merencanakan, mengontrol kegiatan perusahaan. SIM bertanggung jawab dalam menyediakan informasi untuk seluruh manajer perusahaan dalam bentuk laporan berkala, laporan khusus, dan keluaran bentuk matematika. Para manajer di semua ditiap departemen dapat menerima keluaran ini, yang sebagian besar dihasilkan dari gabungan data Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang ada. Sistem informasi Manajemen mempunyai subsistem berupa Sistem Informasi Bisnis adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang bertujuan untuk mengumpulkan, memproses, dan menghasilkan informasi yang berhubungan dengan transaksi-transaksi keuangan.

Perencanaan strategis prusahaan merupakan perencanaan jangka panjang yang mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi posisi paling menguntungkan bagi perusahaan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi pada manajemen tingkat atas untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Semua perenanaan strategis area Fungsiaonal harus bekerjasama dalam proses perecanaan strategis mereka. Pengembangan jasa informasi dan strategi bisnis dan rencana strategis perusahaan dikembangkan secara bersama-sama. Rencana strategis perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana strategis jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan sistem dimasa depan

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005). Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 1.

Gambar 1.

Komponen Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu:

• Mendukung proses bisnis dan operasional
• Mendukung pengambilan keputusan
• Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi

Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada Gambar 3 di bawah ini (O’Brien, 2005).

                         Gambar 3. Siklus Pengembangan Sistem Informasi

Keri Pearlson dan Carol Saunder (pada docs.google.com) menyatakan bahwa pengaruh sistem informasi pada organisasi yitu framework sederhana untuk memahami pengaruh SI pada organisasi adalah the information systems strategy triangle (seperti tampak pada Gambar 2), kesuksesan dapat diperoleh pada perusahaan yang memiliki sebuah strategi bisnis penolakan (overriding), strategi bisnis ini mengendalikan organisasi dan strategi informasi, dan semua keputusan diambil berdasarkan tujuan bisnis perusahaan. [1]

Gambar 4. The Information Systems Strategy Triangle

Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi, perubahan pada salah satu strategi akan membutuhkan penyesuaian agar tetap setimbang, dan strategi sistem informasi selalu memiliki konsekuensi serta dipengaruhi oleh strategi-strategi lain yang diterapkan perusahaan. 

a.      Jenis-jenis Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen seperti ditunjukkan pada Gambar 5.

Gambar 5. Jenis Sistem Informasi Hubungan antara Sistem Informasi dengan Strategi Bisnis

1.      Para eksekutif perusahaan secara bersama dapat memperoleh penjelasan mengenai pengaruh yang mungkin terjadi pada sistem informasi dunia dalam strategi bisnis.

2.      Memahami masing-masing unit usaha dalam strategi bisnis.

3.      Menentukan siasat sistem informasi yang tepat untuk masing-masing unit strategi.

4.      Mengenali pentingnya aplikasi untuk mencapai masing-masing siasat sistem informasi dan memprioritaskan penerapannya.

5. Menetapakan tanggung jawab untuk menerapkan aplikasi.

Strategi sistem informasi (SI) dibangun sesuai dengan strategi perusahaan. Pada awalnya SI diposisikan sebagai alat bantu untuk mengintegrasikan data dan meningkatkan kualitas informasi semata, maka saat ini SI telah menjadi strategi bisnis yang hebat. Dengan adanya SIM dapat membuat keputusan yang dapat meningkatkan value bagi perusahaan dapat di putuskan dengan cepat, tepat dan aman dan akurat, agar dapat menghadapi persaingan yang semakin kompleks saat ini. Pemanfaatan SI yang berbasis teknologi informasi dihampir semua bidang usaha bisnis merupakan salah satu strategi untuk menjawab tekanan atau amsalah yang dihadapi perusahaan, manfaat yang didapat perusahaan dengan pembangunan

SISTEM INFORMASI dapat bermanfaat untuk :

1. Integrasi data dan Informasi, dengan SI memungkinkan perusahaan mengintegrasikan data dengan baik baik berupa data setup, maupun data transaksi yang dilakukan dari berbagai terminal dalam lingkungan jaringan di perusahaan. Sehingga dapat dimanfaatkan untuk membuat laporan manajerial yang dapat digunakan untuk merencanakan, pengorganisasian, dan pengontrolan terhadap kinerja perusahaan secara unit, maupun keseluruhan.

2. Pengorganisasian data memungkinkan sistem bebas redundasi data, dengan adanya sfasilitas sistem informasi bahaya duplikasi data dapat dihindari, data menjadi konsisten, sehingga dapat dipakai bersama disetiap departemen.

3. Meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyusunan laporan manajerial, dengan adanya SI manajer dapat mengumpulkan data yang cepat dan akurat, yang dapat digunakan untuk mengolah mereka untuk membuat laporan manajerial.

4. Meningkatkan kualitas produk dan kecepatan layanan. Daya saing perusahaan dipengaruhi oleh kualitas produk dan keputusann yang lebih baik, kecepatan layanan, dan harga yang murah. Semua ini dapat ditingkatkan dengan pembangunan SI, dengan SI semua lini perusahaan (terutama bagian produksi dan persediaan) mendapatkan informasi yang cepat mengenai produk sehingga apabila produk rusak atau mutu kurang baik dapat dilakukan perbaikan ulang atau diafkir. Kecepatan layanan dapat diperoleh dengan waktu yang singkat diperoleh oleh konsumen dalam mendapatkan pelayanan tentang informasi yang dibutuhkan.

5. Efisiensi biaya dan waktu. Pemanfaatan SI yang digunakan seoptimal mungkin akan menurunkan pengeluaran biaya perusahaan dengan pemanfaatan sumber daya teknologi, serta meningkatkan produktifitas perusahaan dengan cepatnya waktu pelayanan.

6. Meningkatkan citra perusahaan. SI dapat meningkatkan citra perusahaan dari susut staf maupun pihak eksternal perusahaan. Karena layanan konsumen yang cepat, dan karyawan menjadi cukup ringan dalam mengelolah transaksi yang terjadi. Kepercayaan masyarakat akan meningkat dan akan mendorong pembelian kembali dari produk perusahaan.

Sistem informasi untuk menunjang kegiatan strategis berbeda dengan SI konvensional, seperti; 1). Dukungan; SI secara konvensional untuk mendukung manajer menyelesaikan masalah kritis, sedangkan SI strategis untuk mendukung manajer dalam menerapkan strategi. 2). Fokus, SI konvensional mengunakan teknologi untuk kepentingan manusia, sedangkan SI stratejik sebagai alat atau senjata kompetisi. 3). Tujuan, SI konvensional lebih untuk pengurangan biaya (efisiensi), SI stratejik untuk memenangkan persaiangan. 4). Orientasi, SI konvensional berientasi ke aplikasi internal, sedang SI stratejik orientasi baik internal maupun eksternal untuk menjangkau konsumen.

Guna mencapai sasaran yang ingin dituju, dibutuhkan suatu sistem informasi yang memenuhi kriteria-kriteria sebagaimana dijelaskan sebagai berikut (Ahmadjayadi, 2008):

1.      Reliability, Availability;

2.      Transparancy, Accuracy;

3.      Scalability

4.      Optimalisasi

5.      Reusability

6.      Flexibility, Interoperability

7.      Integrasi

8.      Field Proven

9.      Best Practise

10.  Knowledge Enhancement

11.  Competency Match

Seluruh kriteria sebagaimana dijelaskan diatas akan menjadi tolok ukur penilaian apakah suatu aplikasi dapat memberikan manfaat sebagaimana yang diharapkan oleh pihak manajemen perusahaan (Ahmadjayadi, 2008)

Jadi perusahaan yang mengunakan SI untuk tujuan strategis dapat diartikan sebagai perusahaan yang memilki Sistem Informasi Stratejik (SIS) didefinisikan sebagai sistem yang terdiri dari sistem-sistem teknologi informasi apapun di level manapun yang dapat digunakan untuk menerapkan strategi perusahaan. Perusahaan yang menyelaraskan antara pengunaan teknologi informasi yang dapat mendukung dan melaksanakan atau mengimplementasikan satu atau lebih strategi kompetisi sebagai berikut :

1.      Cost leadership strategy

Sistem informasi yang mendukung strategi ini adalah perusahaan sebagai produsen dengan biaya terendah dengan cara; menurunkan biaya dalam proses bisnis melalui rekayasa proses bisnis, menurunkan biaya dari pemasok, menurunkan biaya ke pelangan. Perusahaan yang menerapkan strategi ini misalnya; perusahaaan J. B. Hunt, yang mengunakan komputer yng dihubungkan dengan pasar komoditi bensin untuk memonitor harga bensin dan membeli pada saat harga bensin rendah. Perusahaaan Roadway express (memiliki pompa bensin), bisa membandingkan harga-harga yang ditawarkan oleh pemasok dan membeli yang terendah, demgan memanfaatkan komputer. 7-eleven (prusahaan ritel di amerika) berinvestasi sampai $200 juta untuk menemukan keinginan pelangan, dan menentukan produk yang harus disediakan di toko, perusahaan menerapkan pemajangan produk secara bergantian tiap jam, untuk menghemat tempat yang sewanya yang mahal di Jepang, sehingga menghemat biaya dan menghasilkan laba yang sangat besar. Caterpilar Company (perusahaan alat-alat berat), pernah kalah bersaing dengan perusahaan Jepang Komatsu yang dengan harga lebih murah 40%, namun dengan biaya $2 milyard, membangn serat optik untuk mengunakan satelit, untuk menerapkan sistem informasi eksekutif yang dapat menganalisa data, trend dan evalausi kinerja dialer dan pemasok-pemasok, teleconference , CIM (robot, CAD, CAM) dibeberapa pabrik, MRP II dan sistem pembelian dan logistik. Penerapan ini mampu menghemat biaya sediaan dalam proses sampai 60% (sampai jutaan dollar), waktu pemesanan turun dari 40 hari menjadi 10 hari, pengiriman tepat waktu meningkat sampai 70%, sehingga perusahaan dapat memenangkan pangsa pasar sampai 30%.

2.      Diferentaiation strategy

Sistem informasi mendukung strategi ini mampu menyediakan produk/ jasa yang berbeda atau unik dengan nilai yang lebih besar kepada pelangan dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya dengan cara; mengunakan teknologi informasi untuk membuat produk/ jasa berbeda, mengunakan teknologi informasi untuk mengurangi keuntungan diferensiasi pesaing. Perusahaan yang mengunakan strategi ini misalnya Digital Equipment Corporation (DEC) dengan mengunakan sistem pakar mengunakan X-Con untuk mengkomfigurasi sistem komputer berdasarkan pesanan pembeli yang memiliki selera yang berbeda.

3.      Focus strategy

Sistem Informasi yang mendukung strategi ini dapat membantu perusahaan memfokuskan produk/ jasa disuatu niche market khusus. Misalnya pada perusahaan Domino’s Pizza yang memfokuskan kepada penjualan Pizza dikirim tepat waktu; kurang dari 15 menit jika lebih akan gratis, dengan bekerja sama dengan AT&T yang mengurus telepon yang masuk dengan menidentifikasi otomatis telepon yang masuk, alamat yang diteuskan ke toko Domino’s Pizza yang paling dekat dengan penelpon, yang membutuhkan waktu 7-11 detik. Pihak toko mengetahui nomor telepon tersebut berdasarkan caller’s ID dan mengetahuim alamat pemesan dari basis data di komputer, sehingga dapat mengirimkan pizza secepat mungkin.

4.      Inovation strategy

Sistem informasi yang mendukung strategi ini mampu mendukung perusahaan untuk menemukan produk/ jasa terbaru dibandingkan pesaingnya dengan cara; membuat market baru dengan mengunakan teknologi informasi, misalnya kerjasama Merill Lynch bekerjasama dengan Bank One untuk menghasilkan produk inovasi berupa Cash Manajement account (CMA) dengan program ini nasabah pasar modal dan pasar uang dapat mengetahui laporan keuangan mereka sendiri, membuat cara baru menjual produk dan jasa yang melibatkan teknologi informasi, misalnya McKesson Drug Company mengunakan sistem order elektronik (disebut Economost), yang memungkinkan apotik atau toko obat memesan lewat fax, telepon maupun online, sehingga peneremiaan order berlangsung cepat dan dapat diandalkan, dan mengurangi tenaga kerja bagian pemesanan, serta meningkatkan loyalitas pelangan karena hemat waktu, baiaya akurasi, biaya kenyamanan dan baiaya pulsa yang lebih murah.

5.      Aliancy strategy

Sistem informasi strategi ini mampu membuat hubungan kerjasama yang menguntungkn dengan pemasok, perusahaan lain dan bahkan dengan pesaing-pesaingnya dengan cara; mengunakan sistem informasi anatar organisasi untuk menghubungkan dengan sistem-sistem informasi perusahaan lain. Misalnya perusahaan 7-eleven Jepang bekerjasama dengan pemasok-pemasok dan lainnya.

6.      Growth Stretegy

Sistem informasi ini dapat mendukung perusahaan membantu dan mengembangkan divesifikasi pasar, misalnya Citicorp yang mengunakan ATM pertama kali di kota New York untuk mendapatkan nasabah baru.

7.      Quality Strategy

Sistem informasi yang mendukung strategi ini dapat meningkatkan kualitas dari produk/ jasa dengan cara; mengunakan robot, CAM atau CIM untuk meningkatkan kaulitas produk, mengunakan teknologi informasi untuk peningkatan berkelanjutan dari produk. Perusahaan yang menerapkan cara ini misalnya Caterpilar Company (CAT).
Dengan demikian pemanfatan SI dapat meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan (tercapainya tujuan sebuah organisasi dengan efektif dan efisien) dengan memanfaatkan sumberdaya informasi untuk mencapai keungulan kompetitif, karena pemanfaatan sumber daya teknologi selain dapat meningkatkan; kecepatan (pengolahan data data pelayanan), keakuratan, efisiensi, dapat juga untuk meningkatkan produktifitas perusahaan, diferensiasi produk atau layanan, dapat melayani pasar khusus konsumen tertentu, dapat melakukan inovasi, memungkinkan kerjasama antar perusahaan, menumbuhkan pasar baru dan meningkatkan kualitas produk atau jasa. sehingga baik secara langsung maupun tidak langsung dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan, pengurangan biaya-biaya dan loyalitas konsumen.

Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis

Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa (1) persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari perusahaan baru, (3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan (5) kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun upaya peamsaran yang mengarah kepada competitive advantage strategies. Hubungan kelima faktor tersebut dapat digambarkan seperti pada gambar 2 berikut.

Lingkungan Persaingan Dari Sebuah Industri

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:

-Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.

-Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.

-Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.

SUMBER

http://cendyprevia.students.perbanas.ac.id

http://magistermti.blogspot.com